¶ Rapports de dépenses
!!! ATTENTION !!!
La régie est en train de changer plusieurs des règlements suivants!
Veuillez consulter votre trésorier pour confirmer les informations suivantes.
Lorsque vous faite un achat pour le club, vous aurez à remplir un rapport de dépense, que votre trésorier complèteras avant de l'envoyer à la régie afin que vous puissiez être remboursé.
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Informez-vous auprès de votre chef de projet ou toute personne d'admin avant de faire quelconque achat pour le club.
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Seul les achats par carte de crédit sont remboursables
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Il est important de noter qu'un remboursement peut prendre 2 à 3 semaines une fois le rapport reçu par la régie
Faites attention à bien compléter votre rapport. Un rapport mal rempli rends la tâche plus longue pour votre trésorier, ce qui veut donc dire plus de temps avant votre remboursement!
¶ Étapes à suivre
¶ 1. Le rapport
Vous devez remplir le pdf suivant
- Votre code permanent.
- La date d'achat.
- Vos informations personnelles.
- Votre choix de remboursement.
- Dépôt: sera directement versé à votre compte de banque. Vous devez fournir un spécimène de chèque si c'est votre premier remboursemen.t
- Chèque: un chèque sera envoyé à l'adresse fournie dans le rapport. Un remboursement utilisant cette méthode prendra plus de temps que le 2-3 semaines habituel.
- Un bref résumé de votre dépense (ex: outils pour l'atelier).
- Chaque ligne représente une facture différente. Par exemple, si vous devez faire des achats à la quincaillerie en plusieurs voyages lors d'une même journée, vous pouvez remplir un seul rapport pour la journée entière, et inscrire chaque facture sur une ligne différente.
- Remplissez un seul rapport par type de transaction. Si vous avez des doutes, adressez-vous à votre trésorier.
- Si votre achat est en devise étrangère, inscrivez le montant dans cette devise entre parenthèse.
- Le montant en $CAD facturé à votre carte de crédit.
¶ 2. La facture
Seul les factures officielle sont admissibles à la régie. Les factures Pro-Forma ne sont techniquement pas acceptées, mais passent parfois. Les reçu de vente ne sont jamais accepté. Pour certaines commandes, la facture officielle est reçue par papier dans le même colis que le bien commandé.
Voici 2 exemples de bonnes factures
¶ 3. La preuve de paiement
Il faut fournir une preuve que la transaction a été passée sur votre carte de crédit. Vous pouvez obtenir ce genre d'information sur votre plateforme bancaire. Il faut absolument que la transaction soit facturée, et non ''Autorisée, non facturé
Voici un bon exemple de preuve de paiement:
Et un mauvais exemple:
¶ 4. Rassembler le tout
La dernière étape est simplement de rassembler le tout dans un dossier, ayant votre nom et la date sous le format suivant:
(Rapport de dépense - John Halo_1871-09-22)
Les 3 éléments mentionnés précédemment devraient avoir un nom avec le format suivant:
- PreuveDePaiement_TitreDeLaDépense
- Facture_TitreDeLaDépense
- Rapport de dépsense - Nom_Date
Si vous avez plusieurs factures et preuves répondant à plusieurs lignes du rapport, précédez le nom de ces deux types de documents par une numérotation style 01_xx, 02_xx, etc.
Vous pouvez télécharger le dossier d'exemple suivant comme point de départ.
Une fois le tout rempli, vous pouvez envoyer le dossier au trésorier, capitainerie ou à l'adresse capra@ens.etsmtl.ca